Integracja systemu Comarch ERP z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) to krok w stronę pełnej automatyzacji procesów fakturowania i księgowości, dostosowany do obowiązujących przepisów podatkowych. Dzięki zastosowaniu technologii XML i API firmy mogą przesyłać oraz odbierać faktury w sposób szybki i bezpieczny, minimalizując ryzyko błędów. Odkryj, jak krok po kroku wdrożyć KSeF w swoim przedsiębiorstwie, by usprawnić zarządzanie finansami i wspierać cyfryzację organizacji.
Spis treści
Jak działa integracja Comarch ERP z KSeF krok po kroku?
Co to jest KSeF? To system stworzony przez Ministerstwo Finansów oraz KAS, który umożliwia przedsiębiorcom przesyłanie faktur w formie elektronicznej bezpośrednio do Centralnego Rejestru Faktur. Jest to obowiązkowy system dla wszystkich podatników VAT w Polsce, który pozwala na automatyczne przesyłanie faktur do administracji skarbowej oraz ich archiwizowanie. Połączenie Comarch ERP z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) stanowi istotny krok w kierunku automatyzacji zarządzania elektronicznymi fakturami w formacie XML. Na początku analizowane są wewnętrzne procesy przedsiębiorstwa, aby ustalić, gdzie generowane i zatwierdzane są faktury. Następnie system Comarch ERP zostaje wzbogacony o moduł umożliwiający komunikację z KSeF poprzez API. Gdy system jest gotowy, przeprowadza się testy pilotażowe mające na celu sprawdzenie, czy wymiana danych i zgodność dokumentów odpowiadają wymaganiom KSeF. Po pomyślnym zakończeniu testów użytkownicy są szkoleni w obsłudze nowego rozwiązania.
W praktyce oznacza to możliwość bezpośredniego przesyłania faktur sprzedażowych z Comarch ERP do KSeF oraz automatycznego odbierania faktur zakupowych. Proces ten zwiększa efektywność obiegu dokumentów i automatyzuje księgowanie, co pozwala firmie skoncentrować się na cyfryzacji swoich operacji księgowych. Takie połączenie wpisuje się w nowoczesne trendy cyfryzacyjne i transformację cyfrową organizacji, umożliwiając lepszą kontrolę nad finansami oraz szybką adaptację do zmian prawnych w podatkach. Automatyzacja procesów związanych z fakturami i księgowością oszczędza czas oraz zmniejsza ryzyko błędów, co jest niezwykle ważne dla firm dążących do optymalizacji działań biznesowych.
Jakie są wymagania techniczne i formalne do wdrożenia KSeF w Comarch ERP?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Comarch ERP wymaga spełnienia kilku ważnych wymogów zarówno technicznych, jak i formalnych. System musi obsługiwać faktury w formacie XML, co jest kluczowe dla prawidłowej transmisji danych. Istotnym elementem jest również autoryzacja użytkowników, którą można osiągnąć za pomocą podpisu kwalifikowanego lub tokena autoryzacyjnego. Aby system funkcjonował efektywnie, powinien umożliwiać wysyłanie faktur do KSeF oraz bieżące odbieranie Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO). Przepisy VAT wymagają, aby faktury były przekazywane nie później niż 15 dni od ich wystawienia lub otrzymania.
Comarch ERP powinien także oferować możliwość importowania faktur zakupowych z KSeF oraz obsługiwać faktury korygujące. Kluczowe jest zapewnienie archiwizacji dokumentów przez okres 10 lat, co spełnia wymogi dotyczące przechowywania danych. Bezpieczeństwo informacji i zgodność z regulacjami to kolejne istotne kwestie wdrożenia. Niedopełnienie tych warunków może skutkować sankcjami finansowymi. W przypadku awarii systemu KSeF, Comarch ERP musi umożliwiać wystawianie faktur offline, co gwarantuje ciągłość operacji biznesowych.
Wdrożenie KSeF w Polsce – nowe terminy i zasady dla przedsiębiorców
Proces wprowadzania obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) został zaplanowany w dwóch etapach, obejmując różne grupy przedsiębiorców w odmiennych terminach. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, obowiązek ten wejdzie w życie w 2026 roku.
Od 1 lutego 2026 roku do systemu będą musiały przystąpić największe podmioty gospodarcze. Dotyczy to przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto w poprzednim roku podatkowym (tj. 2025 roku) przekroczyła kwotę 200 milionów złotych.
Następnie, od 1 kwietnia 2026 roku, obowiązek korzystania z KSeF obejmie już wszystkich pozostałych przedsiębiorców mających siedzibę w Polsce. Tym samym standardem fakturowania elektronicznego zostaną objęte zarówno większe, jak i mniejsze firmy działające na terenie kraju.
Jak przygotować firmę i zespół do rozpoczęcia pracy z KSeF?
Przygotowanie przedsiębiorstwa do pracy z Comarch KSeF wymaga starannego planowania. Na początek warto przeanalizować obecne procesy fakturowania oraz ocenić, czy wykorzystywane systemy informatyczne są gotowe na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur. Kluczowe jest, by wszystkie stosowane technologie spełniały nowe wymagania techniczne. Zaleca się powołanie interdyscyplinarnego zespołu wdrożeniowego, który będzie odpowiedzialny za cały proces. W jego skład powinni wchodzić przedstawiciele działów finansów, IT, logistyki oraz innych istotnych obszarów firmy. Każdemu członkowi należy przypisać określone role i zadania, co ułatwi koordynację prac.
Szkolenia dla pracowników to kolejny istotny krok. Osoby zajmujące się fakturami muszą zapoznać się z zasadami działania KSeF oraz nowymi funkcjami systemu, co pozwoli im efektywnie korzystać z nowych rozwiązań i unikać pomyłek. Następnie warto przetestować wystawianie e-faktur w środowisku testowym. Pozwoli to ocenić gotowość do współpracy z KSeF i zidentyfikować potencjalne problemy przed pełnym wdrożeniem. Jeśli brakuje doświadczenia lub zasobów wewnętrznych, warto zastanowić się nad skorzystaniem z pomocy zewnętrznych ekspertów. Firmy doradcze mogą dostarczyć niezbędną wiedzę i umiejętności, co przyspieszy implementację i zwiększy szanse na powodzenie procesu.